各位同学：

为确保我院毕业生档案的安全、准确传递，根据学校关于毕业生工作的统一部署，现将我院档案寄送工作有关事项通知如下：

一、归档范围

       1.应届本科毕业生。

       2.应届硕博毕业生。

       3.其他有相关函调材料的往届毕业生。

二、办理时间

    原则上，应届生毕业材料在毕业之前集中办理。非集中办理的同学准备好材料后，请于每周的周一到周三前往环境学院126学工办办理。

三、归档材料

1.毕业生登记表2份。由学生提供，按照附件1/附件2要求填写，并到相关单位盖好所需公章，填写完毕后交给学院档案负责老师。没有登记表的同学请到环境学院126办公室领取。

2.报到证。由学生提供，将白色联交给档案负责老师，彩色联自己保管。非应届生若无法打印报到证，需由接档单位出具调档函才能办理寄出，抬头为上海交通大学档案室。

3.学位授予通知书。由学院提供。

4.成绩单。由学院提供。

5.在交大入党的学生的党员材料。由学院提供。

6.其他奖惩材料。由学院提供。

四、归档流程

       1.学生准备好归档所需材料，并到相关单位完成签字、盖章等流程。全部填写完成后，将材料交到学工办。

    2.学生填写信息收集问卷：https://www.wjx.cn/jq/90009175.aspx 提供准确的接档单位名称、接档单位地址和邮编。

3.学院档案管理老师整理学生提交的材料，将材料归档到档案室。

4.档案室负责老师确认相关信息，完成寄送工作。

五、其他

1.学校的档案寄出采用机要方式，平均寄送时间根据不同距离大约为2-4周，请各位同学根据自身需求备足时间，尽早办理。

2.结业学生的材料归档工作正常进行，经过本人同意可以办理寄出，不需要毕业生登记表和学位授予通知书。

3.非应届毕业生可以先联系学院档案负责老师，确认材料是否齐全，根据情况补全之后，再办理寄出。

环境学院档案负责人：纪老师

联系电话：18018591326

邮箱：yuyanji@sjtu.edu.cn